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La evaluación de puestos permite determinar el valor relativo de cada puesto, según su importancia y contribución a los intereses de una organización, en este proceso se consideran diferentes factores que dependen de la metodología utilizada, como por ejemplo, responsabilidades, habilidades requeridas, tipo de esfuerzo, demandas exigidas, etc.

¿Por qué hacer una evaluación de puestos en una organización?

Al realizar evaluaciones de puestos, empresas y colaboradores resultan beneficiados de diferentes maneras, ya que permitirán:

Generar y mantener la equidad interna:

Las organizaciones usualmente determinan el valor y niveles de sus puestos para poder asignar sueldos y beneficios de manera equitativa. Cuando las organizaciones logran comunicar correctamente la importancia, responsabilidades y funciones de su puesto a los colaboradores, percibirán que su sueldo es justo.

Impactar positivamente en el clima laboral:

Si los colaboradores perciben que su sueldo es justo, se evitarán conflictos y contribuirá a la satisfacción laboral.

Conocer la competitividad salarial:

Algunos métodos de evaluación de puestos permiten comparar sueldos y beneficios de una empresa con los otorgados por otras, brindado la posibilidad de conocer el nivel de competitividad salarial de las organizaciones.

Planear costos:

Contar con una estructura salarial consistente y una política equitativa de salarios, permite a las organizaciones planear sus presupuestos de manera más eficaz y confiable.

Métodos más utilizados para evaluación de puestos

En la actualidad existen cuatro métodos básicos para la evaluación de puestos que se agrupan en dos categorías:

Métodos no cuantitativos:

• Ranking o comparación de puestos
• Gradación o clasificación de puestos

Métodos cuantitativos:

• Por puntos
• Comparación de factores

La diferencia básica entre estos dos métodos radica en que, en los métodos no cuantitativos, un puesto se compara en su conjunto con otros puestos dentro de una organización, mientras que en el caso de los métodos cuantitativos se analizan los factores clave de un puesto y se miden, permitiendo comparar los puestos de una organización con otra.

Los cuatro métodos de evaluación de puestos más comunes se presentan a continuación:

Método de ranking o comparación de puestos

El método de ranking o comparación de puestos es la forma más simple de evaluación de puestos. En este método se ve cada puesto como un todo que se compara con otros puestos de la organización y esta comparación continúa hasta que todos han sido clasificados. Se clasifican los puestos de acuerdo a su importancia, desde el trabajo más simple al más complejo o desde el más alto al más bajo.

La importancia de los puestos para asignar su ordenamiento se juzga en términos de deberes, responsabilidades y demandas sobre el titular. Los puestos son clasificados como un “todo” en lugar de analizar una serie de factores que lo componen.

La aplicación del método de ranking o comparación de puestos implica el siguiente procedimiento:

1. Analizar y describir los puestos, destacando los aspectos que se van a utilizar para el propósito de la comparación.
2. Identificar los puestos de referencia (10 a 20 puestos, los cuales deben incluir las principales áreas y departamentos). Los puestos de referencia se van clasificando al identificar los puestos extremos donde debe ubicarse la posición, obteniendo como primer resultado la lista de puestos de referencia ordenados.
3. Se clasifican todos los puestos de la organización en torno a los puestos de referencia hasta que todos se ubiquen en su orden de importancia.
4. Por último, se dividen todos los puestos ordenados en grupos o clasificaciones, considerando las características comunes de los puestos, tales como tareas similares, habilidades o requisitos de capacitación.

El método de ranking o comparación de puestos es apropiado para organizaciones pequeñas donde los puestos son simples y pocos. También es adecuado para evaluar trabajos gerenciales en los que el contenido del trabajo no puede medirse en términos cuantitativos. El método de clasificación simple puede ser utilizado en las etapas preliminares al ejercicio de la evaluación de puestos en una organización.

Ventajas:

• Es el método más simple.
• Es muy económico ponerlo en práctica.
• Consume menos tiempo e implica poco papeleo.

Desventajas:

• El principal inconveniente del método de ranking o comparación de puestos es que no hay criterios definidos de juicio y tampoco hay forma de medir las diferencias entre los distintos puestos con un criterio objetivo.
• Es inoperante cuando hay un gran número de puestos.

Método de gradación o clasificación de puestos

El “método de gradación” también se conoce como “método de clasificación“. Este método de evaluación de puestos fue popularizado por la Comisión de Servicio Civil de los Estados Unidos. Bajo este método, los grados de trabajo o las clases son establecidos por un organismo o comité autorizado para este propósito. Un grado o clasificación de puestos se define como un grupo de trabajos diferentes de dificultad similar o que requieren habilidades similares para realizarlos. Los grados del trabajo se determinan sobre la base de la información derivada del análisis de los puestos.

Los grados o clases se crean identificando un denominador común como habilidades, conocimientos y responsabilidades. Como ejemplo se puede mencionar la clasificación de puestos que tiene la Función Pública en México, que incluye las familias de puestos de trabajo que el gobierno ofrece: Técnico, Apoyo Administrativo y servicios, Enlace A, Enlace B, Enlace C, Enlace de Alto Nivel de Responsabilidad 2, Enlace de Alto Nivel de Responsabilidad 3, Jefe de Departamento 1, y así sucesivamente.

Una vez que los grados se establecen, cada puesto se coloca en su grado o clase apropiada dependiendo de lo bien que sus características encajan en un grado. De esta manera, se crea una serie de grados de trabajo. Luego, se fija una tasa de salario o sueldo diferente para cada grado.

Ventajas:

• Este método es fácil de entender y fácil de operarar.
• Es económico y por lo tanto, apto para pequeñas organizaciones.
• La agrupación de puestos de trabajo en “clases o grados” hace que los problemas de determinación de salarios sean fáciles de administrar.
• Este método es útil para los puestos del gobierno.

Desventajas:

• El método sufre de prejuicios personales de los miembros del comité.
• No puede ocuparse de los trabajos complejos que no caben perfectamente en un grado.
• Este método raramente se utiliza en la industria.

Método de evaluación de puestos por puntos

La evaluación por puntos es el método más utilizado para la evaluación de puestos. Bajo este método, los puestos se dividen en función de varios factores como la habilidad, el esfuerzo, la formación, el conocimiento, los peligros, la responsabilidad, etc., posteriormente se asignan puntos a cada uno de estos factores.

Los puntos se dan a factores dependiendo de su importancia para realizar el trabajo, una vez asignados se suman. Luego, los puestos de trabajo con un total similar de puntos se colocan en grados de pago similares. La suma de puntos da un índice de la importancia relativa de los puestos de trabajo que están calificados.

El procedimiento que se sigue en la determinación de evaluación por puntos es:

1. Determinar los puestos a evaluar. Los puestos deben contener todos los elementos posibles que se utilizarán por el método, así como perfiles, funciones y niveles de responsabilidad.
2. Decidir sobre los factores (mencionados anteriormente) que se utilizarán para analizar y evaluar los puestos. El número de factores debe ser limitado debido a que demasiados factores pueden resultar en un esquema excesivamente complejo con superposición y duplicación de factores.
3. Definir los factores claramente en escrito. Esto es necesario para asegurar que los diferentes evaluadores de puestos interpreten un factor particular en el mismo sentido.
4. Determinar los grados de cada factor y asignar el valor en puntos a cada grado.
5. Los valores en puntos que se asignan a los diferentes grados tendrán una progresión aritmética.
6. Finalmente, los valores monetarios se asignan a los puntos. Para este propósito, se añaden puntos para dar el valor total de un puesto. Su valor se traduce entonces en términos monetarios con una fórmula predeterminada.

Ventajas:

• Es el método más completo y exacto de evaluación de puestos.
• El prejuicio y el juicio humano son minimizados, es decir, el sistema no puede ser manipulado fácilmente.
• Siendo un método sistemático, los colaboradores de la organización favorecen este método.
• Las escalas desarrolladas con este método se pueden utilizar durante mucho tiempo.
• Los puestos se pueden colocar fácilmente en las categorías que obedecen a un rango de puntos.

Desventajas:

• Es un método que requiere mucho tiempo y es costoso.
• Es difícil de entender para aquellos que no están familiarizados con el tema.
• Se requiere mucho trabajo de oficina para analizar, evaluar los puestos y establecer las escalas.
• No siempre es adecuado para trabajos gerenciales en los que el contenido de los puestos no es medible en términos cuantitativos, aunque algunos métodos incluyen la gestión.

Método de comparación de factores

Es una combinación de los dos últimos métodos, el de clasificación y evaluación por puntos; califica los puestos mediante la comparación de ellos y analiza los puestos por factores comparables. Aunque este método no va sumando puntos, sí considera factores a los que se les dará mayor o menor valor de acuerdo a los criterios establecidos por un comité. Este sistema se utiliza generalmente para evaluar los puestos staff, profesionales y gerenciales.

El proceso que se sigue para evaluar los puestos bajo este método es:

1.En primer lugar, los puestos clave o de referencia se seleccionan como estándares.

Los puestos clave seleccionados deben tener contenido de normas e información de mercado tomadas de una fuente confiable, y deben ser una muestra representativa de todos los puestos que se están evaluando — desde el puesto de menor sueldo hasta el más alto remunerado, desde los más importantes hasta los menos importantes — y que cubra toda la gama de requisitos de cada factor, según lo acordado por el Comité que represente a los trabajadores y a la gerencia.

2.Los factores comunes a todos los puestos se identifican, seleccionan y definen con precisión.

Los factores comunes a todos los puestos regularmente son cinco: requisitos mentales, requisitos físicos, requisitos de habilidad, condiciones de trabajo y responsabilidad.

3.Una vez que se identifican los puestos clave.

También se eligen los factores comunes, los puestos clave se clasifican en función de los factores comunes seleccionados.

4.El siguiente paso es determinar una tasa base justa y equitativa de sueldos o salario

Generalmente expresada por día, y luego asignar un peso distinto a cada factor que se traducirá en un valor monetario especifico. Regularmente esta decisión se toma mediante un comité que analiza y consensúa el peso a cada factor. A continuación, se muestra un modelo de tasa base y su esquema de asignación:

5.El paso final de este método es comparar y evaluar los puestos restantes en la organización. Para ilustrar, un puesto de “Tornero” debe ser evaluado. Después de la comparación, se encuentra que su habilidad es similar a la del electricista (20), los requisitos mentales para el soldador (40), los requisitos físicos para el electricista (48), las condiciones de trabajo para el mecánico (96) y la responsabilidad también para el mecánico (12). Así, la tasa de salario para el trabajo de “Tornero” será de 216(20 de la Habilidad + 40 del Requerimiento mental + 48 del Requerimiento físico + 96 de las condiciones de trabajo + 12 de la Responsabilidad).

Ventajas:

• Es un método realista y cuantitativo de evaluación puestos, y más precisamente para determinar el valor monetario del trabajo.
• El método es flexible ya que no hay límite superior en la calificación de un factor.
• Es un método bastante fácil de explicar a los colaboradores.
• El uso de un número limitado de factores (generalmente cinco) asegura menos posibilidades de superposición y sobreponderación de factores.
• Facilita la determinación del valor relativo de los diferentes puestos.

Desventajas:

• Es un método costoso y que consume mucho tiempo.
• El uso de los cinco factores para evaluar los puestos puede no ser siempre apropiado porque los trabajos difieren entre las organizaciones y dentro de ellas.
• Es difícil de entender y operar.

TABLA COMPARATIVA DE MÉTODOS DE EVALUACIÓN DE PUESTOS

Las organizaciones elegirán el método más adecuado de acuerdo a sus necesidades particulares, a continuación se presenta una tabla que resume las características, ventajas y desventajas de cada método descrito.

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Por: Leopoldo Lemus | Socio-Consultor en Sistemas Humanos, el elemento humano de su empresa®